Home-Office für KMU und Selbstständige: Tools und Tipps

17

March

2020

-

Business

Von einem Tag auf den andern müssen viele Arbeitnehmer von zuhause aus digital arbeiten. Für manche nichts Neues, für andere dagegen eine große Umstellung.

Sarah Wolf

Als Inhaber einer Webagentur, Selbstständige und Eltern sind wir ans digitale Zusammenarbeiten und Homeoffice gewohnt. Angesichts der Lockdown-Situation in unserem Land, wollen auch wir helfen. (Besonders während den Schulferien war es für uns immer eine Herausforderung, Kinder und Arbeit unter einen Hut zu bringen.) Deshalb hier unsere Tool-Tipps und Erfahrungen rund ums Thema daheim arbeiten.  

Bewährte Tools zum digitalen Team-Austausch

Diese Liste ist nicht abschliessend. Es gibt viele gute Tools. Aber Sie wollen jetzt schnell Informationen. Deshalb hier diejenigen Tools, die sich bereits für unsere Kunden oder uns selber bewährt haben. Die meisten sind kostenlos, wenige zahlungspflichtig. Einige könnten z.Zt. überlastet sein.

Video-Konferenzen

Schriftliche interne Kommunikation

  • Slack. Das Tool ersetzt E-Mail im Unternehmen und organisiert die Unterhaltungen übersichtlich. Wir nutzen dieses Tool schon länger und haben gute Erfahrungen damit gemacht.  Themen, Projekte oder Allgemeines werden in bestimmten Channels zugewiesen. In den Channels kommuniziert das Team analog einer Chat-Funktion. Je nach Grösse vom Team vorab Regeln definieren. Bis zu einem gewissen Grad ist es kostenlos.

Gemeinsam an Dokumenten arbeiten und teilen

Aufgaben und Projektmanagement

Jedes Tool ist nur halb soviel wert, wenn die Internetverbindung schlecht ist. Jetzt ist es also definitiv an der Zeit, daheim in Tempo und Daten zu investieren. Eine träge Verbindung blockiert Sie bei der Arbeit, fördert die Ablenkung und frustriert.

Haben Sie eine Übersicht der Tools erhalten?

Diese 6 Punkte erleichtern zusätzlich Ihre Home-Office Arbeit:

  1. Fixer Arbeitsplatz definieren.
    Sie haben die Möglichkeit, sich daheim im Arbeitszimmer aufs Homeoffice zu konzentrieren? Perfekt. Für all diejenigen, die das nicht können: Schaffen Sie sich Platz. Der Esstisch ist ungünstig – die psychologische Ablenkung vom Alltag zu gross. Nun sollte für diese Zeit ein temporärer Büroplatz her, wohin Sie fürs Homeoffice immer wieder zurückkehren. Ihr Hirn arbeitet fokussierter bzw. Sie sind produktiver, als wenn der Platz ständig wechselt. Finden Sie irgendwo eine Nische in der Wohnung, wo sie sich einen kleinen Arbeitsplatz einrichten können und immer wieder an denselben Ort zurückkehren?
  2. Klare Arbeitszeiten.
    Versuchen Sie nach Möglichkeit, sich mindestens am Abend vorher für den kommenden Tag fixe Arbeitszeiten zu definieren. Sie haben kleine Kinder daheim und übernehmen am Nachmittag die Kinderbetreuung, nachdem der Partner/die Partnerin das am Vormittag gemacht hat? Dann beginnen Sie um 05:00 Uhr mit Homeoffice. Wenn Sie bis am Mittag konzentriert arbeiten, dann haben Sie 7 Stunden Zeit, Ihre Aufgaben zu erledigen. Es sind intensive Stunden, wenn man von zu Hause arbeitet, die Leistung ist in der Regel höher. Wieso? Sie haben ausser Mailings keine Ablenkung.
  3. Klare Absprachen.
    Digital zusammenarbeiten verlangt mehr Konzentration. Vorallem bei Video-Konferenzen. Deshalb sind es die kleinen Dinge:
    - Seien Sie möglichst klar und konkret.
    - Fragen Sie nach, wenn es Unsicherheiten gibt.
    Manchmal entsteht ein Problem nur, weil ein Klick zu wenig gemacht wurde oder ein Wort in der Kommunikation fehlt.
  4. Termine für Video-Meetings absprechen und einplanen.
    Mal schnell noch einen Skype-Call machen, ist sicherlich machbar. Muss aber nicht unbedingt ungeplant sein. Fixe Zeiten für Team-Meetings, vorher abgesprochene und definierte Calls vereinfachen den Alltag im Homeoffice enorm, umso mehr, wenn jetzt die Kinder immer im Haus sind. Dann kann vorab für Ruhe gesorgt werden und der geschäftliche Austausch ist erst noch konzentrierter und effizienter.
  5. Autoresponder starten, wenn Sie nicht arbeiten können.
    Vielen Eltern ist es zur Zeit nicht möglich, während den gewohnten Arbeitszeiten zu reagieren. Starten Sie den Auto-Responder mit dem Vermerk, dass Sie die E-Mail erreicht hat und Sie zeitnahe antworten werden. Das schenkt Ihnen Zeit und dem Gegenüber Vertrauen, dass er gehört wurde. Es herrscht nie mehr so viel Verständnis wie jetzt.
  6. Ordnung halten.
    Das hören in der Regel doch eher unsere Kinder, nicht? Diesmal sind wir dran. Suchen Sie sich einen Ort, wo Sie Ihre Dokumente nach der Arbeitszeit zuhause verstauen können. Sind die Dokumente ständig im Blickfeld, ist ihr Hirn stimuliert, weiterhin ans Arbeiten zu denken. Das muss nicht sein und wir wollen schliesslich auch im Homeoffice mal Feierabend haben und abschalten.

Es herrschen schwierige Zeiten. Umso mehr ist eine klare Kommunikation und Organisation in den Betrieben gefordert. Das geht auch online. Obwohl wir es alle persönlich lieber hätten. Versuchen wir es, als Chance zu sehen. Denn das was ist, können wir nicht ändern. Nur das, was wir daraus machen.

Wir wünschen Ihnen gute Gesundheit und einen raschen Einstieg in den neuen Arbeitsalltag!

Diese könnten Sie auch interessieren

Wieso nicht eine neue Website erstellen lassen, die Ihrem Angebot entspricht?
“Weisst du wieviele Stunden ich damit verbracht habe und nicht vom Fleck kam?“ Zeit ist Geld....
mehr erfahren  ⟶
Jetzt Kundschaft online gut informieren zu Öffnungszeiten und Schutzmassnahmen
Die ersten Lockerungen der COVID-19 Massnahmen sind da. In gewissen Branchen heisst es bereits: “Wir haben geöffnet.” Aber wann und vor allem: wie genau? 
mehr erfahren  ⟶
Website-Backup
Bis eine Website online geht, kostet sie jeden Besitzer Zeit, Geld und Arbeit. Genau deshalb sollte man anschliessend seine Website nicht ungepflegt im Web stehen lassen.
mehr erfahren  ⟶
manage cookies